Якщо фізична особа-підприємець змінила прізвище, їй потрібно актуалізувати документи, у яких зазначені попередні персональні дані. Особливу увагу варто приділити кадровій документації, якщо ФОП має найманих працівників.
Зміни можуть стосуватися трудових договорів, особових карток, посадових інструкцій, штатного розпису та паперових трудових книжок працівників.
Розповідаємо, які документи потрібно перевірити після зміни прізвища ФОП та як правильно відобразити нові дані в кадровому обліку.
Які документи потрібно оновити ФОП після зміни прізвища
Насамперед підприємцю варто перевірити кадрову документацію, у якій зазначене його попереднє прізвище як роботодавця.
Якщо у ФОП є наймані працівники, доцільно видати наказ про внесення змін до трудових договорів та інших кадрових документів у зв’язку зі зміною прізвища.
Такий наказ допоможе зафіксувати підставу для актуалізації документів і визначити, хто відповідає за внесення відповідних змін.
Перелік кадрових документів для перевірки
| Документ | Що потрібно зробити |
|---|---|
| Трудові договори | Актуалізувати дані про роботодавця, якщо в документах зазначене попереднє прізвище |
| Особові картки працівників | Перевірити та оновити інформацію про роботодавця |
| Посадові інструкції | Замінити попереднє прізвище, якщо воно зазначене в документах |
| Штатний розпис | За потреби затвердити документ у новій редакції |
| Інші кадрові документи | Перевірити наявність старих персональних даних і внести відповідні зміни |
Якщо прізвище підприємця зазначене у штатному розписі, його рекомендують затвердити в новій редакції у зв’язку зі зміною прізвища роботодавця.
Водночас обсяг необхідних змін залежить від того, у яких саме документах використовувалися попередні персональні дані ФОП.
Що робити з трудовими книжками працівників
Окремо потрібно перевірити паперові трудові книжки найманих працівників.
Наразі роботодавець вносить записи до паперової трудової книжки на вимогу працівника. Якщо ФОП раніше вніс до неї запис про прийняття на роботу, працівника доцільно повідомити про зміну прізвища роботодавця.
Якщо працівник просить продовжувати ведення паперової трудової книжки, зміну прізвища ФОП рекомендують відобразити окремим записом.
Наприклад, якщо фізична особа-підприємець Іваненко Іван Іванович змінив прізвище на Петренко, відповідну зміну потрібно відобразити в кадровій документації на підставі документа, який її підтверджує.
Надалі в кадрових документах слід використовувати актуальне прізвище підприємця.
Як правильно оформити зміну прізвища роботодавця
Щоб упорядкувати кадрові документи після зміни персональних даних, ФОП може діяти послідовно:
- Перевірити кадрову документацію та визначити, де зазначене попереднє прізвище.
- Видати наказ про внесення змін до документів у зв’язку зі зміною прізвища.
- Актуалізувати трудові договори, особові картки, посадові інструкції та інші документи, яких стосуються зміни.
- За потреби затвердити штатний розпис у новій редакції.
- Повідомити працівників, яких стосуються зміни в паперових трудових книжках.
Підставою для внесення змін є документ, що підтверджує зміну прізвища підприємця.
Що важливо пам’ятати ФОП
Зміна прізвища не означає, що потрібно автоматично переоформлювати абсолютно всі документи підприємця. Насамперед необхідно перевірити ті документи, у яких містяться попередні персональні дані, та визначити, яких саме змін вони потребують.
Якщо ФОП має найманих працівників, особливу увагу варто приділити трудовим договорам, кадровій документації та трудовим книжкам.
Своєчасне оновлення документів допоможе підтримувати кадровий облік у належному стані та уникати розбіжностей між актуальними даними підприємця і документами роботодавця.
