В Україні оновили вимоги до підготовки та оформлення проєктної документації у будівництві. Зміни стосуються, зокрема, вихідних даних, кошторисної документації, електронного документообігу та коригування проєктів.

Нові правила важливі не лише для замовників і проєктувальників. Вони безпосередньо стосуються бухгалтерів та підприємців, адже кошторис пов’язаний із визначенням вартості будівництва, капітальними інвестиціями та документальним підтвердженням витрат.

Зміни передбачені наказом №1345, який набрав чинності 28 серпня 2026 року.

Розбираємо, що саме змінилося та на що звернути увагу бізнесу.

Головне коротко

• Нові вимоги діють з 28 серпня 2026 року.
• Для об’єктів із залученням публічних коштів оновлено вимоги до вихідних даних.
• До вихідних даних додається деталізований перелік матеріальних ресурсів із цінами.
• Відповідні дані мають бути підтверджені КЕП замовника.
• У визначених випадках проєктну документацію потрібно створювати в електронній формі.
• Електронні документи підписуються КЕП відповідних учасників.
• Передбачене внесення визначених відомостей до Реєстру будівельної діяльності.
• Окремі правила діють для документації з державною таємницею, критичної інфраструктури та оборонних об’єктів.
• Визначено додаткові підстави для коригування проєктної документації.

Для бізнесу головна зміна — кошторис та інші проєктні документи потрібно розглядати не лише як технічну документацію, а і як частину системи документального підтвердження вартості будівництва.

Що змінив наказ №1345

Наказ №1345 оновлює окремі вимоги до проєктної документації.

Документ набрав чинності 28 серпня 2026 року, тому нові правила вже потрібно враховувати під час підготовки відповідної документації та внесення змін до проєктів.

Одне з важливих нововведень стосується вихідних даних для проєктування.

Для об’єктів, будівництво яких фінансується із залученням публічних коштів, передбачено деталізацію матеріальних ресурсів.

До вихідних даних додається:

• перелік матеріальних ресурсів;
• ціни на відповідні ресурси;
• підтвердження цих даних КЕП замовника.

Це дозволяє більш детально простежити, з яких показників формується вартість будівництва.

Що змінюється у будівельних кошторисах

Кошторисна документація визначає вартість будівництва та є важливою частиною проєкту.

Тому зміни до вимог щодо вихідних даних мають практичне значення для всіх учасників проєкту.

Наприклад, якщо в проєкті передбачено використання певних матеріалів, важливо мати належним чином оформлену інформацію про:

матеріал → кількість → ціну → вартість ресурсу.

Чим детальніше документально підтверджені ці показники, тим простіше обґрунтувати вартість будівництва під час перевірки документів.

Особливо це актуально для проєктів, у яких використовуються публічні кошти.

Чому це важливо для бухгалтера

Для бухгалтера кошторис — це не просто документ проєктувальника.

Вартість будівництва може бути пов’язана з формуванням капітальних інвестицій та подальшим відображенням об’єкта в бухгалтерському обліку.

Тому потрібно забезпечити зв’язок між:

• проєктною документацією;
• кошторисом;
• договорами;
• актами виконаних робіт;
• первинними документами;
• платежами;
• даними бухгалтерського обліку.

Якщо вартість робіт або матеріалів змінюється, потрібно мати документи, які пояснюють та підтверджують таку зміну.

Кошторис і бухгалтерські документи мають не суперечити один одному. Якщо цифри в документах не збігаються, у підприємства можуть виникнути додаткові питання під час перевірки.

Електронна проєктна документація

Окремий напрям змін — перехід до електронного оформлення документації.

У визначених законодавством випадках проєктна документація має створюватися в електронній формі.

При цьому документи повинні бути належним чином підписані кваліфікованими електронними підписами (КЕП) відповідних учасників.

Це означає, що недостатньо просто створити PDF-файл із проєктом.

Потрібно враховувати:

1. хто створює документ;
2. хто його підписує;
3. яким електронним підписом він засвідчується;
4. які відомості потрібно внести до Реєстру;
5. чи відповідає документ встановленому формату.

Для будівельного бізнесу це означає необхідність переглянути внутрішній процес роботи з проєктними документами.

Що вноситься до Реєстру будівельної діяльності

У передбачених випадках до Реєстру будівельної діяльності вносяться визначені відомості про об’єкт та проєктну документацію.

Таким чином, частина інформації про будівельний проєкт переходить із внутрішнього документообігу в електронну систему державного обліку.

Для замовника це означає, що потрібно контролювати не лише наявність документа на комп’ютері або в паперовому архіві, а й правильність внесення передбаченої інформації до Реєстру.

Що змінилося у коригуванні проєктів

Оновлені правила також визначають підстави, за яких може виникати необхідність коригування проєктної документації.

Серед них, зокрема:

• зміна основних проєктних рішень;
• зміна обсягів робіт;
• втрата актуальності кошторисної частини;
• вичерпання фінансування;
• обґрунтоване збільшення вартості матеріальних ресурсів.

Це важливо для проєктів, які реалізуються протягом тривалого часу.

Наприклад, якщо між затвердженням кошторису та фактичним виконанням робіт суттєво змінилася вартість ресурсів, питання коригування проєкту може стати актуальним.

Водночас саме по собі подорожчання матеріалу не означає, що будь-який кошторис можна просто змінити. Потрібно дотримуватися встановленої процедури та мати документальне обґрунтування.

Чи стосується це всіх будівельних об’єктів

Ні, окремі вимоги залежать від типу об’єкта та джерел його фінансування.

Особливі правила передбачені для документації, яка містить:

• державну таємницю;
• інформацію про окремі об’єкти критичної інфраструктури;
• відомості щодо об’єктів оборонного призначення.

Для таких об’єктів можуть застосовуватися спеціальні правила роботи з інформацією.

Тому перед передачею документації в електронні системи потрібно перевірити, чи не належить об’єкт до категорії, для якої встановлено спеціальний порядок.

Що потрібно зробити замовнику

Замовникам будівельних робіт варто переглянути власний процес підготовки документації.

1. Перевірити вихідні дані

Переконайтеся, що для відповідного проєкту зібрані всі необхідні вихідні дані.

2. Перевірити кошторис

Зіставте кошторис із фактичними обсягами робіт та передбаченими матеріальними ресурсами.

3. Перевірити ціни

Для проєктів, на які поширюються нові вимоги, особливу увагу потрібно приділити деталізованому переліку матеріальних ресурсів та їхній вартості.

4. Організувати електронне підписання

Перевірте, чи всі відповідальні учасники мають чинні КЕП.

5. Перевірити Реєстр

Переконайтеся, що передбачені відомості про об’єкт та документацію внесені належним чином.

6. Зберігати підтвердні документи

Документи щодо вартості матеріалів, виконаних робіт і платежів потрібно зберігати так, щоб у разі необхідності можна було швидко підтвердити походження цифр у кошторисі.

Що варто перевірити бухгалтеру

Бухгалтеру або відповідальному за фінансовий облік працівнику варто звернути увагу на відповідність між проєктною та бухгалтерською документацією.

Корисно перевірити:

• кошторисну вартість;
• договори з підрядниками;
• акти виконаних робіт;
• накладні на матеріали;
• платіжні документи;
• документи щодо капітальних інвестицій;
• зміни до проєктної документації;
• документи, що обґрунтовують збільшення вартості.

Особливо уважно варто ставитися до випадків, коли початкова вартість будівництва змінюється.

Якщо кошторис збільшився, має бути зрозуміло, чому саме це сталося та яким документом підтверджено зміну.

Які ризики виникають через неправильне оформлення

Недотримання встановлених процедур може створити проблеми на різних етапах будівельного проєкту.

Серед потенційних наслідків:

• зупинення проведення експертизи;
• проблеми з отриманням дозвільних документів;
• необхідність доопрацювання проєктної документації;
• питання щодо підтвердження вартості будівництва;
• додаткові ризики під час перевірки бухгалтерських документів.

Тому дешевше перевірити документацію на етапі її підготовки, ніж виправляти помилки вже після подання документів.

Що робити бізнесу після набрання чинності новими правилами

Якщо підприємство планує новий будівельний проєкт або продовжує вже розпочатий, варто провести короткий аудит документації.

Чекліст:

☑ перевірити дату та актуальність проєктної документації;

☑ перевірити вихідні дані;

☑ перевірити кошторис;

☑ деталізувати матеріальні ресурси там, де це передбачено;

☑ перевірити ціни та їх документальне підтвердження;

☑ переконатися у наявності КЕП у відповідальних осіб;

☑ перевірити електронний формат документів;

☑ перевірити інформацію в Реєстрі будівельної діяльності;

☑ окремо перевірити підстави для коригування проєкту;

☑ забезпечити відповідність кошторису, первинних документів та бухгалтерського обліку.

Висновок

Нові правила для будівельної документації роблять процес підготовки та супроводу проєктів більш формалізованим.

Для замовників та проєктувальників ключовими стають актуальні вихідні дані, деталізація матеріальних ресурсів, правильне електронне підписання та внесення необхідної інформації до Реєстру будівельної діяльності.

Для бухгалтерів та підприємців не менш важливо контролювати, щоб кошторисна вартість узгоджувалася з договорами, первинними документами та даними бухгалтерського обліку.

Особливу увагу варто приділити проєктам із залученням публічних коштів, а також випадкам, коли в процесі будівництва змінюються обсяги робіт, проєктні рішення або вартість ресурсів.

Нові правила діють з 28 серпня 2026 року, тому їх потрібно враховувати вже під час підготовки нової документації та коригування наявних проєктів.

---

FAQ

Коли набрали чинності нові правила для будівельних кошторисів?

Наказ №1345 набрав чинності 28 серпня 2026 року.

Що змінилося для об’єктів із публічним фінансуванням?

Для відповідних об’єктів оновлено вимоги до вихідних даних. Зокрема, передбачається деталізований перелік матеріальних ресурсів із цінами, підтверджений КЕП замовника.

Чи потрібно переводити проєктну документацію в електронну форму?

У визначених законодавством випадках проєктна документація створюється в електронній формі, підписується КЕП та супроводжується внесенням передбачених відомостей до Реєстру будівельної діяльності.

Коли потрібно коригувати проєкт?

Серед визначених підстав — зміна основних проєктних рішень або обсягів робіт, втрата актуальності кошторисної частини, вичерпання фінансування та обґрунтоване збільшення вартості ресурсів.

Чому нові правила важливі для бухгалтера?

Кошторис пов’язаний із визначенням вартості будівництва та капітальних інвестицій. Тому бухгалтеру важливо, щоб кошторис, договори, акти, первинні документи та дані обліку не суперечили один одному.

---

Quartal для бізнесу

Будівельний проєкт — це не лише кошторис і проєктна документація. Підприємцю також потрібно контролювати платежі, доходи, витрати, документи та податкові зобов’язання.

Quartal допомагає тримати фінанси ФОП під контролем: синхронізує банківські операції, автоматизує облік доходів і витрат та нагадує про важливі податкові дедлайни.

Менше ручної роботи — більше контролю над фінансами бізнесу.

Quartal — твій податковий асистент.