Звільнення працівника у 2026 році — це не лише наказ і остаточний розрахунок. Роботодавцю потрібно правильно оформити припинення трудових відносин, провести виплати, нарахувати ЄСВ та відобразити звільнення у звітності.

Помилка в даті звільнення, підставі припинення трудового договору або розрахунку ЄСВ може призвести до необхідності виправляти звітність, сплачувати штрафи та пеню.

Окрему увагу у 2026 році варто приділити оновленим формам Податкового розрахунку. Нові форми, затверджені наказом Мінфіну №243 від 7 травня 2026 року зі змінами, набрали чинності 17 липня та застосовуються з 1 серпня 2026 року.

Що потрібно зробити в день звільнення

У день звільнення роботодавець має виконати кілька основних дій.

Працівнику потрібно:

• видати копію наказу або розпорядження про звільнення;
• надати письмове повідомлення про нараховані та виплачені суми;
• провести остаточний розрахунок.

За загальним правилом усі належні працівнику виплати мають бути здійснені в день звільнення.

Якщо працівник у цей день не працював, кошти мають бути виплачені не пізніше наступного дня після пред’явлення ним вимоги про розрахунок.

У повідомленні про виплати роботодавець має окремо зазначити кожен вид доходу: зарплату, додаткові та компенсаційні виплати, заохочення та інші суми, які належать працівнику.

Чи потрібно окремо повідомляти ДПС про звільнення

Для звичайного роботодавця окремого повідомлення до ДПС про звільнення працівника подавати не потрібно.

Інформація про припинення трудових відносин відображається у складі Податкового розрахунку.

Основні дані розподіляються між відповідними додатками:

• Д5 — інформація про початок та припинення трудових відносин;
• Д1 — зарплата, інші виплати та ЄСВ;
• 4ДФ — інформація про доходи та, за відповідних умов, дата звільнення.

Для ФОП-роботодавців використовуються відповідні додатки ФІЗ-Д5, ФІЗ-Д1 та ФІЗ-4ДФ.

Важливий виняток для критично важливих роботодавців

Критично важливі підприємства, установи та організації мають додатковий обов’язок оперативно передавати інформацію про кадрові зміни до Пенсійного фонду.

Відомості про звільнення потрібно подати не пізніше наступного дня після звільнення через вебпортал електронних послуг ПФУ.

Аналогічне інформування передбачене для прийняття, переведення, переміщення та поновлення працівників.

Коли подавати Податковий розрахунок у 2026 році

Строк залежить від того, хто саме є роботодавцем.

Роботодавець	Звітний період	Строк подання
Юридична особа та інші податкові агенти	Календарний місяць	Протягом 20 календарних днів після закінчення місяця
ФОП-роботодавець	Квартал	Протягом 40 календарних днів після закінчення кварталу
Незалежна професійна діяльність	Квартал	Протягом 40 календарних днів після закінчення кварталу

ФОП-роботодавці у квартальному Розрахунку показують інформацію з розбивкою за кожним місяцем кварталу.

Наприклад, якщо працівника звільнили у вересні 2026 року, юридична особа відобразить це у звітності за вересень. ФОП-роботодавець включить відповідні дані до квартального Розрахунку із зазначенням вересня як відповідного місяця.

Д5: як показати звільнення працівника

Сам факт припинення трудових відносин відображається у додатку Д5.

У ньому зазначаються, зокрема:

• дата припинення трудових відносин;
• документ, який є підставою;
• законодавча підстава звільнення.

Підстава, зазначена у звітності, має відповідати кадровому документу та фактичній підставі припинення трудового договору.

Для ФОП-роботодавців аналогічні дані відображаються у ФІЗ-Д5.

Д1: де показати зарплату та ЄСВ

У додатку Д1 відображаються персоніфіковані дані працівника:

• заробітна плата;
• інші виплати, які входять до бази ЄСВ;
• нарахований єдиний соціальний внесок.

ФОП-роботодавці зазначають відповідні дані у ФІЗ-Д1 із розподілом за місяцями.

Саме тут важливо правильно визначити, які виплати входять до бази нарахування ЄСВ, а які — ні.

Чи потрібно вказувати дату звільнення у 4ДФ

У 4ДФ дата звільнення зазначається за правилами, встановленими для цього додатка.

Зокрема, дата припинення трудових відносин зазначається щодо працівників, звільнених у звітному періоді, якщо відповідні умови щодо відображення доходу виконуються.

Водночас сам факт припинення трудових відносин відображається у Д5. Тому не потрібно створювати окремий рядок у 4ДФ лише для того, щоб показати дату звільнення, якщо у відповідному звітному періоді працівнику взагалі не нараховувався та не виплачувався дохід.

Для ФОП використовують ФІЗ-4ДФ.

Як нарахувати ЄСВ при звільненні у 2026 році

Загальна ставка ЄСВ для роботодавця становить 22% бази нарахування.

Мінімальна зарплата у 2026 році — 8 647 грн.

Відповідно мінімальний страховий внесок:

8 647 × 22% = 1 902,34 грн.

Максимальна база нарахування ЄСВ для звичайного працівника — 20 мінімальних зарплат:

8 647 × 20 = 172 940 грн.

Максимальний ЄСВ за ставкою 22% становить:

172 940 × 22% = 38 046,80 грн.

Працівник звільнився посеред місяця: чи потрібно доплачувати ЄСВ

Ні, не завжди.

Якщо працівника прийняли або звільнили протягом місяця і зарплата за фактично відпрацьований час виявилася нижчою за мінімальну зарплату, ЄСВ у такому випадку розраховується із фактично нарахованого доходу.

Тобто мінімальну базу ЄСВ не потрібно автоматично застосовувати до працівника, який не перебував у трудових відносинах повний календарний місяць.

Приклад

Працівник звільнився 15 вересня.

За фактично відпрацьований час йому нарахували 6 000 грн зарплати.

Якщо інших виплат, що входять до бази ЄСВ, немає:

6 000 × 22% = 1 320 грн ЄСВ.

Донараховувати внесок до мінімальних 1 902,34 грн у такій ситуації не потрібно.

Чи нараховується ЄСВ на компенсацію за невикористану відпустку

Якщо компенсацію за невикористану щорічну основну або додаткову відпустку нараховано у місяці звільнення, вона входить до бази ЄСВ.

Наприклад:

• зарплата — 6 000 грн;
• компенсація за невикористану відпустку — 4 000 грн.

Загальна база ЄСВ:

6 000 + 4 000 = 10 000 грн.

ЄСВ:

10 000 × 22% = 2 200 грн.

Якщо ж компенсацію нарахували вже після звільнення за невідпрацьований час, ЄСВ на таку виплату не нараховується.

Чи потрібно нараховувати ЄСВ на вихідну допомогу

Ні.

Вихідна допомога належить до виплат, на які ЄСВ не нараховується.

Також до таких виплат належать відшкодування, нараховані працівнику за час затримки розрахунку при звільненні.

Тому під час остаточного розрахунку бухгалтеру потрібно розділяти різні види виплат, а не застосовувати ставку 22% до всієї суми автоматично.

Коли сплачувати ЄСВ

ЄСВ потрібно сплачувати у строки, передбачені Законом №2464.

Окремо закон передбачає вимогу щодо сплати внеску одночасно з виплатою доходу, на який його нараховано.

Тому під час остаточного розрахунку зі звільненим працівником роботодавцю потрібно враховувати не лише суму виплати, а й своєчасність перерахування ЄСВ.

Які штрафи загрожують роботодавцю

Помилки при звільненні можуть стосуватися як податкової звітності, так і ЄСВ.

Штраф за помилки у Податковому розрахунку

За неподання, несвоєчасне подання, неповне подання або подання недостовірних відомостей у відповідній податковій звітності передбачено штраф 1 020 грн, якщо порушення призвело до зменшення або збільшення податкових зобов’язань та/або зміни платника податку.

Якщо протягом року до платника вже застосовувався відповідний штраф, санкція становить 2 040 грн.

Водночас звичайна технічна описка не означає автоматичного штрафу. Важливе значення мають характер помилки та її наслідки, передбачені Податковим кодексом.

Штрафи за порушення щодо ЄСВ

За несплату або несвоєчасну сплату ЄСВ передбачено штраф 20% своєчасно не сплаченої суми.

Якщо ЄСВ був своєчасно не нарахований і його донарахували податківці або сам платник, передбачено штраф 10% донарахованої суми за кожний повний або неповний звітний період, але не більше 50% донарахованого внеску.

Окремо передбачено штраф 10% за несплату, неповну або несвоєчасну сплату ЄСВ одночасно з виплатою доходу, на який він нарахований.

Крім штрафу, на суму недоїмки нараховується пеня — 0,1% суми недоплати за кожен день прострочення.

За окремі порушення також може наставати адміністративна відповідальність посадових осіб та ФОП.

Що буде, якщо затримати остаточний розрахунок

Окремо від податкових штрафів та санкцій за ЄСВ роботодавець може нести трудову відповідальність перед самим працівником.

Якщо з вини роботодавця належні при звільненні суми не виплачені в установлені строки, за відповідних умов працівнику може бути належний середній заробіток за весь час затримки до дня фактичного розрахунку, але не більш як за шість місяців.

Тому затримка розрахунку — це не просто кадрова помилка. Вона може створити для роботодавця додаткові фінансові витрати.

Чекліст роботодавця при звільненні працівника

Перед завершенням процедури варто перевірити:

• ☐ наказ про звільнення оформлений правильно;
• ☐ підстава звільнення відповідає законодавству та кадровим документам;
• ☐ працівнику видано копію наказу;
• ☐ надано інформацію про нараховані та виплачені суми;
• ☐ проведено остаточний розрахунок;
• ☐ правильно визначено базу ЄСВ;
• ☐ зарплату та компенсацію за невикористану відпустку правильно враховано для ЄСВ;
• ☐ вихідну допомогу не включено до бази ЄСВ;
• ☐ при звільненні посеред місяця мінімальну базу ЄСВ не застосовано помилково;
• ☐ звільнення відображено у Д5 або ФІЗ-Д5;
• ☐ зарплату та ЄСВ відображено у Д1 або ФІЗ-Д1;
• ☐ дані 4ДФ або ФІЗ-4ДФ заповнені відповідно до правил;
• ☐ ЄСВ сплачено своєчасно;
• ☐ критично важливий роботодавець передав необхідну інформацію до ПФУ у встановлений строк.

Висновок

Звільнення працівника у 2026 році — це одночасно кадрова, бухгалтерська та звітна процедура.

Потрібно правильно оформити припинення трудових відносин, провести остаточний розрахунок, визначити базу ЄСВ та відобразити працівника у відповідних додатках Податкового розрахунку.

Для юридичних осіб звітність у 2026 році подається щомісяця, а ФОП-роботодавці звітують щокварталу з розбивкою показників за місяцями. Неправильне відображення звільнення або помилки в ЄСВ можуть призвести до штрафів, пені та необхідності виправляти персоніфіковані дані.

Для роботодавця найпростіший спосіб уникнути проблем — мати чіткий чекліст для кожного звільнення та контролювати не лише виплати, а й строки звітності.

Quartal допомагає ФОП контролювати фінансові операції, податки, документи та важливі дедлайни, щоб менше ризикувати через пропущені платежі чи звітність.